Οργανωτική δομή της Μονάδας Οικονομικής & Διοικητικής Υποστήριξης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας, η οποία εντάσσεται στην οργανωτική δομή του Ελληνικού Ανοικτού Πανεπιστημίου, τη στελέχωση και τον καθορισμό των αρμοδιοτήτων των επιμέρους Γραφείων της:
Τμήμα Μονάδας Οικονομικής & Διοικητικής Υποστήριξης του Ε.Λ.Κ.Ε
Προϊστάμενος Τμήματος: Βέτση Κωνσταντίνα
Γραφείο Νομικής Υποστήριξης
Γραφείο 1: Γραφείο πρωτοκόλλου, αρχείου & διοικητικής μέριμνας
Γραφείο 2: Γραφείο γραμματειακής υποστήριξης Επιτροπής Ερευνών
Γραφείο 3: Γραφείο διασφάλισης ποιότητας
Αντικείμενο Γραφείων:
- Πρωτοκόλληση εισερχομένων-εξερχομένων εγγράφων, χαρακτηρισμός και διαβίβαση στο αρμόδιο Τμήμα.
- Αρχειοθέτηση διοικητικών εγγράφων σε φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο έργων.
- Εισαγωγή δεδομένων στο πληροφοριακό σύστημα για τη διενέργεια διοικητικών πράξεων.
- Καταχώρηση και ανάρτηση αποφάσεων και εντολών πληρωμής των έργων στο διαδικτυακό τόπο του προγράμματος ΔΙΑΥΓΕΙΑ.
- Ανάρτηση αποφάσεων, συμβάσεων, δαπανών, τιμολογίων στο διαδικτυακό τόπο του προγράμματος Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ).
- Προώθηση θεμάτων γενικού ενδιαφέροντος.
- Καταχώρηση αδειών προσωπικού Γραμματείας.
- Συγκέντρωση εντύπων Διαχειριστικής Επάρκειας (Δελτία Παρακολούθησης, Δελτία Αλλαγών).
- Συμπλήρωση ερωτηματολογίων που ζητούνται από φορείς (π.χ. Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης).
- Σύνταξη ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων Επιτροπής Ερευνών και αποστολή συνοδευτικού υλικού στα μέλη της Επιτροπής.
- Συγγραφή και τήρηση πρακτικών Επιτροπής Ερευνών, ανάρτηση αποφάσεων.
- Έκδοση αποφάσεων για το αρχείο των έργων και διαβίβαση αποφάσεων Επιτροπής στους ενδιαφερόμενους.
- Μέριμνα-παρακολούθηση εκτέλεσης αποφάσεων της Επιτροπής.
- Τήρηση αρχείου αποφάσεων για σύνθεση Επιτροπής Ερευνών.
- Έκδοση και τήρηση αρχείου γενικών αποφάσεων.
- Διαβίβαση αποφάσεων σε αρμόδια όργανα Π.Κ. (Σύγκλητος και Πρυτανικό).
- Παρακολούθηση λήψης γνωμοδοτήσεων από Νομικούς Συμβούλους.
- Συγκέντρωση υλικού και διαμόρφωση-επικαιροποίηση Οδηγού Χρηματοδότησης και άλλων εσωτερικών κανονιστικών κειμένων.
- Υποστήριξη-συντονισμός ανάπτυξης Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
- Εισηγήσεις στην Επιτροπή για τυποποίηση εφαρμοζόμενων διαδικασιών και πρακτικών.
- Διαμόρφωση-επικαιροποίηση-επιμέλεια τυποποιημένων εντύπων διαδικασιών του ΕΛΚΕ.
- Ενημέρωση περιεχομένου ιστοσελίδας του ΕΛΚΕ.
- Ανακοινώσεις-οδηγίες προς την πανεπιστημιακή κοινότητα για θέματα και διαδικασίες του ΕΛΚΕ.
- Οργάνωση ηλεκτρονικού χώρου και ενημέρωσή του με κείμενη νομοθεσία, εγκυκλίους, διοικητικές πράξεις, αποφάσεις κλπ.
- Προσδιορισμός των συνηθέστερων ερωτήσεων (FAQ’s) Επιστημονικών Υπευθύνων ή/και άλλων φορέων και πολιτών και η σύνταξη των τυποποιημένων απαντήσεων σε συνεννόηση με τους αρμόδιους (Πρόεδρος, Διεύθυνση, Προϊστάμενους Τμημάτων ή Νομικούς Συμβούλους).
Γραφείο 4: Γραφείο προγραμματισμού και ανάπτυξης (help desk)
Γραφείο 5: Γραφείο διαχείρισης ιδρυματικών και συγχρηματοδοτούμενων έργων
Αντικείμενο Γραφείων:
- Συλλογή και τήρηση αρχείου προσκλήσεων για υποβολή ιδρυματικών και λοιπών προτάσεων.
- Αναζήτηση νέων προσκλήσεων έργων και ενημέρωση (διάχυση πληροφορίας).
- Συντονισμός της διαδικασίας για την υποβολή προτάσεων.
- Υποστήριξη των ενδιαφερομένων (ΔΕΠ) κατά την υποβολή προτάσεων.
- Τεχνική και διοικητική υποστήριξη στη διαδικασία υποβολής προτάσεων.
- Παροχή πληροφοριών για την κοστολόγηση, τη σύνταξη προϋπολογισμού και τη συμβατότητα της πρότασης με τους κανόνες της πρόσκλησης.
- Επικοινωνία με τους εκάστοτε φορείς χρηματοδότησης.
- Καταγραφή υποβαλλόμενων προτάσεων και παρακολούθηση εξέλιξής τους.
- Συντονισμός της διαδικασίας για την επανα-υποβολή της πρότασης (μετά από παρατηρήσεις, αναμόρφωση προϋπολογισμού, κλπ.).
- Υποστήριξη της διεργασίας του προγραμματισμού των έργων.
- Δημιουργία ιστοσελίδας του ΕΛΚΕ και newsletter.
- Δημιουργία ερευνητικού προφίλ (ΔΕΠ, Ερευνητές, υποψήφιοι διδάκτορες, ερευνητικές υποδομές).
- Διοργάνωση ενημερωτικών και επιστημονικών ημερίδων, σεμιναρίων, δράσεων προβολής, σε συνεργασία με τον ΠΟΔΥ του ΕΛΚΕ.
- Λήψη των αποφάσεων έγκρισης των Ιδρυματικών έργων, από τους φορείς χρηματοδότησης και ενημέρωση των Επιστημονικών Υπευθύνων και των αρμοδίων οργάνων.
- Συμπλήρωση και αποστολή συμπληρωματικών εντύπων προς τους φορείς χρηματοδότησης.
- Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων στην σύνταξη των απαιτούμενων εντύπων για έγκριση από την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού
- Ενημέρωση των Ε.Υ. για τις διαδικασίες, τους κανόνες και τα παραστατικά των δαπανών βάση του Οδηγού Χρηματοδότησης.
- Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων στην παρακολούθηση του έργου (εκτός του φυσικού αντικειμένου).
- Τήρηση αρχείων και πινάκων για την παρακολούθηση στοιχείων των έργων.
- Έλεγχος εισερχομένων Εντολών Πληρωμής ως προς την επιλεξιμότητα της δαπάνης καθώς και την πληρότητα και ορθότητα των δικαιολογητικών.
- Υποβολή μηνιαίων δελτίων δήλωσης δαπανών (ηλεκτρονική υποβολή στο ΟΠΣ) και εξαγωγή λογιστικών καταστάσεων.
- Αποστολή στους φορείς χρηματοδότησης αντιγράφων δείγματος παραστατικών δαπανών για διοικητική επαλήθευση.
- Υποβολή εξαμηνιαίων δελτίων παρακολούθησης προόδου πράξεων (συγκέντρωση στοιχείων φυσικού αντικειμένου από τους ΕΥ, εξαγωγή τιμών των δεικτών από το λογισμικό διαχείρισης έργων, συμπλήρωση στοιχείων οικονομικού αντικειμένου, ηλεκτρονική υποβολή στο ΟΠΣ).
- Επικοινωνία με τους φορείς χρηματοδότησης για παροχή διευκρινήσεων.
- Καταχώριση των συμβάσεων έργου στο λογισμικό διαχείρισης έργων.
- Παρακολούθηση των συμβάσεων ανάθεσης έργου (Προϋπολογισμός, χρονοδιάγραμμα).
- Παραλαβή και έλεγχος του φακέλου του διαγωνισμού από το Γραφείο Προμηθειών και καταχώριση των στοιχείων στο λογισμικό διαχείρισης έργων.
- Παρακολούθηση συμβάσεων (τήρηση χρονοδιαγραμμάτων, υποχρεώσεων αναδόχων).
- Τήρηση Γενικού Αρχείου Έργου.
- Υποβολή αιτημάτων χρηματοδότησης.
- Υποστήριξη επιστημονικών υπευθύνων και εξωτερικών συνεργατών κατά την υλοποίηση των έργων (υποστήριξη ομάδας έργου, ενημέρωση αναδόχων σχετικά με διαδικασία πληρωμής).
- Σύνταξη αιτημάτων προς έγκριση από την ΕΔΕΛ για την υπογραφή συμβάσεων καθώς και την σύνθεση της ερευνητικής ομάδας.
- Σύνταξη αιτημάτων προς έγκριση από την ΕΔΕΛ αναφορικά με τη διαχείριση του έργου (π.χ. χρονική επέκταση, διαχειριστική παράταση κ.α.)
- Σύνταξη των παραστατικών που αφορούν τις αμοιβές του προσωπικού καθώς και των οδοιπορικών των συνεργατών των έργων.
- Ενημέρωση των ΕΥ για την οικονομική εξέλιξη των έργων.
Γραφείο 6: Γραφείο ευρωπαϊκών έργων
Γραφείο 7: Γραφείο λοιπών έργων
Γραφείο 8: Γραφείο μεταφοράς τεχνογνωσίας
Αντικείμενο Γραφείων:
- Υποστήριξη διοικητικών ενεργειών για την έγκριση του έργου.
- Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων στην σύνταξη των απαιτούμενων εντύπων για έγκριση του έργου από την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού
- Τήρηση γενικού αρχείου έργου (εγκεκριμένη πρόταση και εγκεκριμένος Π/Υ, συμβάσεις, οδηγός διαχείρισης έργου κ.α.).
- Ενημέρωση των Ε.Υ. για τις διαδικασίες, τους κανόνες και τα παραστατικά των δαπανών βάσει του Οδηγού Χρηματοδότησης καθώς και για τις ειδικότερες υποχρεώσεις τους βάσει του εκάστοτε Οδηγού Διαχείρισης.
- Έλεγχος εισερχομένων Εντολών Πληρωμής ως προς την επιλεξιμότητα της δαπάνης καθώς και την πληρότητα και ορθότητα των δικαιολογητικών.
- Έλεγχος προόδου των έργων και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος.
- Εξυπηρέτηση των μελών της ομάδας έργου για θέματα των έργων.
- Υποστήριξη διοικητικών ενεργειών για την έγκριση του έργου.
- Παρακολούθηση των ειδικών απαιτήσεων βάσει ειδικών αποφάσεων (π.χ. για τα Αυτοχρηματοδοτούμενα Σύντομα Προγράμματα Συνεχιζόμενης Εκπαίδευσης).
- Ενημέρωση των Ε.Υ. για τις διαδικασίες, τους κανόνες και τα παραστατικά των δαπανών βάσει του Οδηγού.
- Τήρηση Γενικού Αρχείου έργου (εγκεκριμένη πρόταση και εγκεκριμένος Π/Υ κ.α.).
- Σύνταξη αιτημάτων προς την Επιτροπή της ΕΔΕΛ για εγκρίσεις που αφορούν το έργο.
- Σύνταξη εντολών πληρωμής και υποστήριξη στην σύνταξη των λοιπών παραστατικών για έργα που χρηματοδοτούνται από ίδιους πόρους.
- Έλεγχος εισερχομένων Εντολών Πληρωμής ως προς την επιλεξιμότητα της δαπάνης καθώς και την πληρότητα και ορθότητα των δικαιολογητικών.
- Έλεγχος οικονομικής προόδου των έργων και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος.
- Εξυπηρέτηση των μελών της ομάδας έργου για θέματα των έργων.
- Υποβολή οικονομικής αναφοράς του έργου ανά εξάμηνο
- Καταγραφή των δυνατοτήτων παροχής τεχνολογικών υπηρεσιών ή άλλων ερευνητικών προϊόντων του ΕΑΠ.
- Προβολή των δυνατοτήτων παροχής τεχνολογικών ή άλλων ερευνητικών προϊόντων του ΕΑΠ.
- Ανάπτυξη μηχανισμών Μεταφοράς Τεχνολογίας, αξιοποίησης ερευνητικών αποτελεσμάτων και διαχείριση-προστασία της βιομηχανικής και πνευματικής ιδιοκτησίας (πατέντες-εταιρίες spin off).
Γραφείο 9: Γραφείο διαχείρισης ανθρώπινων πόρων
Γραφείο 10: Γραφείο διοικητικής υποστήριξης προμηθειών και διαχείρισης ηλεκτρονικών συστημάτων
Αντικείμενο Γραφείων :
- Προσκλήσεις Ενδιαφέροντος για συμβάσεις προσωπικού (σύνταξη, δημοσίευση, παραλαβή και διαβίβαση αιτήσεων υποψηφίων).
- Έλεγχος διαδικασιών, δικαιολογητικών και τήρησης κανόνων δημοσιότητας κατά τη σύναψη συμβάσεων.
- Υποστήριξη διαδικασίας αξιολόγησης και έγκρισης από τα αρμόδια όργανα.
- Αναρτήσεις ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και τήρηση του αντίστοιχου αρχείου.
- Καταχώρηση στο πληροφοριακό σύστημα, σύνταξη, υπογραφή, αποστολή συμβάσεων.
- Τήρηση αρχείου πρότυπων προσκλήσεων, πρακτικών αξιολόγησης, συμβάσεων.
- Έκδοση βεβαιώσεων.
- Έλεγχος γνησιότητας εγγράφων που κατατίθενται στον ΕΛΚΕ.
- Παρακολούθηση διασφάλισης ποιότητας (ISO) (βελτιστοποίηση/επικαιροποίηση διεργασιών, δημιουργία νέων διεργασιών) σχετικά με την ανάθεση έργου.
- Τήρηση-ενημέρωση μητρώου προσωπικού της Μονάδας του ΕΛΚΕ.
- Έλεγχος-αρχειοθέτηση φύλλων χρονοχρέωσης.
- Σύνταξη/ αποστολή διαβιβαστικών για δειγματοληπτικούς ελέγχους γνησιότητας δικαιολογητικών.
- Παραλαβή αιτημάτων προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών.
- Σύνταξη των προκηρύξεων προμηθειών/υπηρεσιών και υποστήριξη των διαδικασιών των διαγωνισμών.
- Σύνταξη και έλεγχος συμβάσεων προμηθειών.
- Ευθύνη για την ενημέρωση, ταξινόμηση και εφαρμογή του πλαισίου προμηθειών. Τήρηση αρχείου νομοθεσίας.
- Τήρηση αρχείου προτύπων διακηρύξεων στις διάφορες κατηγορίες έργων.
- Διαδικασίες προεγκρίσεων (προ-δημοπρασιακός και προ-συμβατικός έλεγχος).
- Τήρηση κανόνων δημοσιότητας.
- Μέριμνα για τη συγκρότηση και ενημέρωση των επιτροπών διενέργειας διαγωνισμών και επιτροπών παραλαβής.
- Διοικητική υποστήριξη διεξαγωγής διαγωνισμών, έγκρισης από τα αρμόδια όργανα και διαδικασίας συμβασιοποίησης.
- Διαχείριση εγγυητικών επιστολών.
- Τήρηση και παρακολούθηση αρχείου διαγωνισμών και συμβάσεων προμηθειών.
- Αναρτήσεις ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και τήρηση του αντίστοιχου αρχείου.
- Διάθεση και παράδοση του εξοπλισμού με την ολοκλήρωση των έργων στη περιουσία του ΕΑΠ.
- Παρακολούθηση-υποστήριξη προμηθειών που καλύπτουν τις λειτουργικές ανάγκες της Μονάδας του ΕΛΚΕ.
Γραφείο 11: Γραφείο ταμειακής διαχείρισης
Γραφείο 12: Γραφείο εσόδων
Γραφείο 13: Γραφείο λογιστικής διαχείρισης και πληρωμών
Αντικείμενο Γραφείων:
- Συγκέντρωση στοιχείων & διαμόρφωση ή τροποποίηση συνολικού προϋπολογισμού του ΕΛΚΕ.
- Περιοδική παρακολούθηση της εκτέλεσης προϋπολογισμού, η επισήμανση αστοχιών και η εισήγηση για την αντιμετώπισή τους.
- Συγκέντρωση στοιχείων, διαμόρφωση του ετήσιου προϋπολογισμού διάθεσης των περιουσιακών ταμειακών διαθεσίμων και παρακολούθησης των σχετικών εσωτερικών χρηματοδοτήσεων.
- Κατάρτιση του απολογισμού, του ισολογισμού και των αποτελεσμάτων χρήσης του ΕΛΚΕ.
- Τήρηση και παρακολούθηση μητρώου δεσμεύσεων.
- Σύνταξη και υποβολή οικονομικών καταστάσεων στο Γενικό Λογιστήριο του Κράτους, το Υπουργείο Παιδείας, τη Στατιστική Υπηρεσία και λοιπούς φορείς.
- Διεκπεραίωση συναλλαγών με Δ.Ο.Υ.
- Τήρηση μητρώου παγίων.
- Υπολογισμός και απόδοση φορολογικών υποχρεώσεων και ασφαλιστικών εισφορών.
- Παρακολούθηση φορολογικής, εργατικής και άλλης σχετικής νομοθεσίας.
- Αποστολή στοιχείων σε ελεγκτικούς φορείς.
- Έκδοση βεβαιώσεων αποδοχών.
- Αποστολή βεβαιώσεων παρακράτησης φόρου
- Λογιστικές εγγραφές
- Παρακολούθηση τραπεζικών λογαριασμών και καταγραφή των εσόδων.
- Έκδοση των απαιτούμενων παραστατικών εσόδων (γραμμάτια είσπραξης).
- Έλεγχος και διαχείριση μπλοκ αποδείξεων.
- Έκδοση τιμολογίων (παροχής υπηρεσιών, επιδότησης-επιχορήγησης).
- Ενημέρωση συναλλασσόμενων (φορέων χρηματοδότησης).
- Παρακολούθηση συμβάσεων χρηματοδότησης και είσπραξης των εσόδων από τους φορείς χρηματοδότησης.
- Παρακολούθηση χορήγησης και επιστροφής ταμειακών διευκολύνσεων.
- Ενέργειες είσπραξης αυτοτελών εσόδων (από ελευθέριο επάγγελμα και επιχειρηματική δραστηριότητα ακαδημαϊκού προσωπικού).
- Παρακολούθηση τραπεζικών λογαριασμών και καταγραφή εξόδων.
- Συγκέντρωση και αρχειοθέτηση των ενταλμάτων πληρωμής μετά το κλείσιμο κάθε χρήσης.
- Λογιστικές Εγγραφές για χρέωση τραπεζικών εξόδων και λοιπών τραπεζικών προμηθειών.
- Λογιστικές εγγραφές.
- Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων.
- Υπολογισμός και έλεγχος μισθοδοσίας και κρατήσεων ανά κατηγορία προσωπικού.
- Σύνταξη, έλεγχος και αποστολή ηλεκτρονικών αρχείων μισθοδοτούμενων στην Ενιαία Αρχή Πληρωμής.
- Εκκαθάριση δαπανών και ταμειακή διαχείριση.
- Διεκπεραίωση τραπεζικών συναλλαγών.
- Διεκπεραίωση συναλλαγών με Δ.Ο.Υ.
- Διαχείριση πληρωμών
- Ενημέρωση συναλλασσόμενων (προμηθευτές-τρίτοι).
- Λογιστικές Εγγραφές για χρέωση τραπεζικών εξόδων και λοιπών τραπεζικών προμηθειών.
- Καταχώριση στο πληροφοριακό σύστημα όλων των στοιχείων και υποχρεώσεων που αφορούν κάθε έργο.